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  • Fabien Drogue

Números. Mis villanos favoritos.

Odiados, rechazados, a veces incluso falseados, almacenados sin ser interpretados. Los números son el villano perfecto del aprendiz a gestor que guarda un amargo recuerdo de las matemáticas del instituto.



Sinceramente, ¡Os entiendo! Los números son fríos, a veces difíciles de interpretar, y a menudo complicados de sacar… pero también son casi siempre nuestra mejor baza para entender situaciones, detectar áreas de mejora, tomar o respaldar decisiones y convencer a una audiencia.


Sé que sobran herramientas de cálculo, empezando por el (en mi opinión mágico) Excel, pero este post nace de una observación de mi día a día con equipos especializados y muy competentes en hostelería u otras disciplinas pero que sienten un terrible rechazo hacia los temidos “números”.

Por alguna razón, que personalmente ubicaría a mitad de camino entre un fallo educativo global y nuestra incapacidad para darnos cuenta de lo útil y simple que puede ser el manejo de las 4 operaciones básicas y un par de conceptos más, no nos gustan las matemáticas. Y hablo de operaciones básicas porque en más de 15 años trabajando en hostelería, aún no he tenido que derivar una sola función compleja ni hallar su integral. No obstante, sumo, resto, divido y multiplico todos los días.


Los más atrevidos o curiosos leerán este post hasta el final y se darán cuenta de que con esto tenemos más que suficiente. Pero antes de llegar a esto, creo que es importante repasar un punto.


Porcentaje, cociente, fracción, o ratio son todos representaciones de una misma realidad: la parte de un todo.


Existen muchísimas maneras de expresar el mismo valor. Saber reconocer el mismo número cuando se ve es, sin duda, el primer ejercicio que recomendaría para ganar agilidad en el manejo de números.

Un cuarto, o una cuarta parte por ejemplo (sí, incluso a nivel de semántica hay varias formas de expresarlo…). Como podemos ver, aquí tenemos 7 maneras distintas de representar la cuarta parte de algo.


En mi opinión conseguir interiorizar este concepto de que los números, al igual que las gráficas, no son más que una interpretación de una realidad tangible es la verdadera clave.


Sé que parece muy simple y a la vez delicado, y probablemente los gestores más aguerridos se sentirán ofendidos o hasta insultados por esta simplicidad, pero en el día a día, por desgracia, trato con muchísimas personas poco acostumbradas a manejar números que tienen dificultad para asimilar estas equivalencias y extrapolarlas a números y conceptos más “complejos”. Sin ir más lejos, pensemos en la misma reflexión con la sexta o la séptima parte de algo…


Aquí os dejo mi tabla de equivalencias en fracción, porcentaje y ratio para los 9 primeros enteros. Mi recomendación es sencilla. Aprendérsela de memoria, al igual que las tablas de multiplicar, o como cualquier herramienta básica más.



¿Para qué se puede usar esta herramienta?

Por ejemplo: El PVP base de una camiseta es de 90€. Su coste de fabricación es de 10€. Queremos saber qué porcentaje de coste representa, y a continuación que porcentaje representa si rebajamos su precio en un 10%.

Gracias a la tabla de equivalencias sabemos que, expresado en porcentaje, 10€/90€ (o lo que es lo mismo, 1/9) es el 11,1%

El descuento del 10% se calcula simplemente multiplicando 10% (o 0,10) x 90€ = 9€. El nuevo precio es de 81€.

Gracias a mi tabla de equivalencias veo, sin tener que calcularlo, que el nuevo porcentaje 10/81 (o aproximadamente 1/8) será de casi un 12,5% (exactamente 12,35%).


Y para ir concluyendo...


Llegado a este punto, soy muy consciente de que algunos de vosotros sentirán que estas líneas no les serán de gran ayuda, o bien porque ya tienen claro estos conceptos, o bien porque se les hace muy cuesta arriba. No obstante, para los más curiosos o los más necesitados, compartiré a continuación con vosotros mis "pequeños" métodos (muy personales y subjetivos, insisto en este punto) para agilizar y practicar el cálculo mental. Espero que os pueda ser de utilidad a la hora de interpretar una cuenta de resultados, por ejemplo, o simplemente para no quedaros en blanco en plena reunión cuando alguien os dirija alguna pregunta “trampa” sobre números…



SUMAR


Como gestores, solemos sumar Euros, cantidades de producto, personas, minutos, etc…. Básico. Aun así, me permitiré un pequeño consejo para sumar números grandes con facilidad: descomponer y agrupar mentalmente según la comodidad de cálculo.


Ej. Los ingresos de este mes de febrero fueron de 107.354€ y los de enero de 102.446€. ¿Cuánto llevo acumulado este año?


Mentalmente, podríamos empezar la suma desde la derecha como hemos aprendido en clase, o directamente escribirla, pero, con un poco de práctica, puede ser más rápido sumar los miles primero y seguir con las centenas y acabar con decenas y unidades juntas. ¡Lo sé!, no suena más fácil, pero mirad: De un simple vistazo, sé que tengo 209 000 “y algo…”. Sumo a continuación 300+400 y finalmente 54+46. De este modo, muy rápidamente puedo decir que he facturado 209.800€ este año (sin tener que escribirlo).


RESTAR


Nos da una diferencia. Para la gestión, nos da márgenes, incrementos, ganancias, pérdidas.

Aquí el único truco que tengo para vosotros, es pensar “cuanto falta para…” en lugar de intentar restar directamente. Básicamente, es lo que hacen las cajeras para devolver el cambio. Este truco permite sumar en lugar de restar. ¡Y estaréis casi todos de acuerdo, sumar nos gusta más!


Ej. Los ingresos de este mes de febrero fueron de 107.354€ y los de enero de 102.446€. ¿Cuánto hemos facturado de más en febrero que en enero?


Partimos de 102.446€ y nos preguntamos “cuanto falta para…” 102.500€ (54) y de aquí dependiendo de la facilidad de cada uno, directamente para 107.000 (4.500) o primero para 105.000 (2.500) y luego para 107.000 (2.000). Finalmente, los 354€ para llegar a 107.354€. La diferencia es ahora la suma (aquí los ordenamos según nuestra conveniencia para sumar con facilidad): 2000 + 2500 + 354 + 54 = 4908€.


MULTIPLICAR


La multiplicación no es más que un atajo de la suma (3 x 9 no es más que 9 + 9 + 9). Y por ello os daré dos consejos: conocer las tablas de multiplicar al dedillo, y tratar la multiplicación con el mismo concepto que la suma. Descomponer y agrupar según vuestra conveniencia.


Conocer las tablas de multiplicar al dedillo, y descomponer y agrupar según vuestra conveniencia.

Ej. Tengo en mi equipo 26 operarios cuyo coste social es de 2800€/operario.


Aquí pensaría en cómo descomponer para que sea cómodo multiplicar.

Mi sugerencia sería descomponer 26 en 20 y 6, y descomponer 2800 en 2000 y 800 (¡pero lo importante es que esta descomposición sea cómoda para vosotros, cada uno tendrá su preferencia!). A partir de aquí, la idea consiste en multiplicar cada uno de los números descompuestos de un factor con los del otro.


En el ejemplo, haríamos 20 x 2000, luego 20 x 800, luego 6 x 2000, y finalmente 6 x 800. La suma de todos estos productos nos dará el producto total.

En todos los casos, siempre recomendaría calcular sin pensar en los “0”, y añadirlos al resultado. Por ejemplo 6 x 800 no es más que 6 x 8 (tabla de multiplicar) con 2 ceros a la derecha (4800). Con esta reflexión, calculamos mentalmente teniendo solamente que hacer 2 x 2 con 4 ceros (40000), 2 por 8 con 3 ceros (16000), 6 x 2 con 6 ceros (12000) y finalmente 6 x 8 con 2 ceros (4800). Ahora solo queda sumar, y es una suma relativamente simple si de nuevo obviamos los ceros que nos incordian (en mi ejemplo, quitaré 2 ceros a todos): 400+160+120+48 (728) con 2 ceros al final (72.800€).


Para mí, otro método, también muy cómodo con un poco de entrenamiento es buscar un número superior más fácil de multiplicar y luego restarle el producto de la diferencia. Por ejemplo, aquí, mi elección hubiera sido (20 x 3000) + (6 x 3000) a los que restaría 26 x 200 (5200). 78000 – 5200 = 72.800€.


DIVIDIR


Lo confeso, esta es mi favorita. No por ser la más fácil de manejar (¡que no lo es, ni mucho menos!), pero por ser sin duda la más útil en gestión. Nos permite obtener e interpretar cocientes, Ratios y Porcentajes. Aquí más que un truco, sólo tengo dos recomendaciones: como os decía antes, aprenderse las tablas de multiplicar, la tabla de equivalencias que os presente, y asumir que nuestro resultado mental siempre será aproximado, y que eso no importa demasiado (para números exactos, sacamos calculadora o Excel).


Ej. Los ingresos de este mes de febrero fueron de 107.354€ y el coste social de 35.000€. ¿Cuánto es el porcentaje de coste social del mes?


Interpretando la pregunta, buscamos saber “Qué proporción de 107.354€ representa 35.000€”. Una vez clara esta pregunta, simplemente “tanteamos mentalmente” a ver cuantas veces “cabe” 35 en 107… 35 x 3 ya son 105, por lo que la respuesta es “3 y pico…” Por lo que deduzco que 35.000 es aproximadamente un tercio de 107.354€, o expresado en porcentaje redondeado, un 33%. La respuesta correcta exacta es 32,6%, pero a nivel de gestión, saber de un vistazo que mi coste social representa aproximadamente un 33% y no un 40% ya es información valiosa para la toma de decisión.



Si has llegado hasta aquí, felicidades. Espero de verdad que estos trucos te puedan ser útiles y te ayuden a ver los números de otra manera. Y un último consejo, que te has ganado a pulso por leer hasta aquí: intenta verlo todo como un juego, o un rompe-cabezas. ¡De verdad puede ser hasta divertido!

Fabien D.

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